Productividad Personal: Kaizen del lugar de trabajo.

CC -by Miguel de Luis Espinosa

CC -by Miguel de Luis Espinosa

¿Asustadillos por el nombre? Tranquilidad en las masas, que sólo voy a comentar la foto que antecede este artículo. Se trata de mi escritorio tal como lo tengo configurado usando una mezcla de inspiraciones del Kaizen, las 5S, GTD y ZTD. (Son siglas que uso para parecer más listo, pero ya veréis lo sencillo que es todo).

Arriba veréis dos post-its están pegadas bajo el estante. Se trata de pequeñas ideas que me surgieron trabajando en otra cosa. Veréis que tengo el taco de post-its a la derecha, medio oculto por el respaldo de la silla. Con ellos combato la desconcentración que provocan las ideas tangenciales. (Lo típico, estoy trabajando en mi novela y me acuerdo de la oposición o de sacar a pasear al pato). 

Sobre la mesa, aparte de una lámpara, tenemos en primer lugar mi dietario. En este caso es un modelo antiguo de Time Manager heredado de mi padre, renovado con un calendario actual generíco de día por página.

Junto a él, sobre un atril de viaje de plástico tengo una carpeta de estas que te regalan haciendo un curso que he forrado con papel velleda, obteniendo una pequeña pizarra blanca. Los contenidos, que se leen mejor en esta imagen ampliada, empiezan con un recordatorio de las 5S

  • Separar innecesarios.
  • Situar necesarios
  • Suprimir suciedad
  • Señalar defectos
  • Seguir mejorando

Estos son pequeños lemas que resultan demasiado largos de explicar aquí, pero Euskalit tiene un video en google que lo explica muy bien. Baste decir que se trata de tener todo lo necesario y nada más que esto, en un entorno de trabajo agradable y con medios que hagan sencillo recordar que hacer y cómo.  Sigue la pizarra recordándome cosas como que debo hacer ejercicio todos los días y revisar diariamente el email, así como tener una sesión diaria escribiendo mi novela. Debajo aparecen las tres Tareas Más Importantes, que es la únicaidea que he adoptado de ZTD. Se trata de decidir para cada día cuales son las tres tareas fundamentales. Una vez cumplidas te aseguras que el día no ha resultado un desastre.  Por último el lema del día: “Trabajo Alegre”. Esto del lema no sé si lo he tomado de los salesianos o los japoneses. En cualquier caso, funciona. Observar también que el rotulador y la servilleta de papel que sirve de borrador están justo debajo.

A la derecha está un libro, sobre un atril de portátil, que también va genial para los libros gordos. Una goma elástica sostiene una página, al atril, para más comodidad (traducción: mayor productividad).

Siguiendo a la derecha, hay un estuche plateado con la pluma y otros elementos de escritura de uso más común. Los que uso menos están en un organizador de desapacho, sobre la estantería. 

Por último hay dos bandejas verticales que sirven de bandeja de entrada y de salida, tal como recomienda David Allen en “Organízate con Eficacia” (GTD). Algún purista me achacará que debieran ser horizontales. Vale, se siente, como veís la superficie de trabajo no es muy amplia. Traté de ponerlos aparte, pero pronto me di cuenta que una bandeja de entrada que no está a la vista deja pronto de ser eficaz.

El portátil casi no se ve, pero está encima de la cajonera, listo para usarse. Prefiero resumir a mano, con pluma, así que no lo necesitaba en el momento de sacar la foto. En cuanto a los papeles que se ven abajo a la izquierda están asomando de una papelera que pronto tendré que vaciar.

No se ve, pero dentro de los cajones tengo papeles en blanco, material de limpieza para cumplir la tercera S y de papelería.

Bueno, ¿qué os parece? ¿alguna idea?

6 Respuestas a “Productividad Personal: Kaizen del lugar de trabajo.

  1. Una alternativa a las “Tareas Más Importantes” es lo que los anglosajones llaman con gracia “Kiss the frog”. Es decir, las primeras tareas a ser completadas cada día no son las más importantes sino las más desagradables. Si lo primero que haces por la mañana es darle un beso a una rana, todo lo demás que tengas que hacer resultará más llevadero.

  2. Hola ¿Ismael?

    Sí, también da buenos resultados comerse algún sapito. Pienso que ambas técnicas son combinables. Eliges 3 TMI y empiezas por el sapito. Que gustito🙂

  3. Tienes razón Daniel, puede pasar. Lo que hago es volverlo a escribir cada día y así combato ese efecto un poco (y conservo más limpia la pizarra que cuando se deja mucho tiempo sin borrar hay que armarse de alcohol y paciencia).

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