El archivo – ESO Productividad 3.

Cortesia Bigmick CC -by -sa

Cortesía Bigmick CC -by -sa

Todo el mundo necesita un archivo. No es sólo cosa de funcionarios. Verás hoy en día la información nos viene de muchas fuentes. Están los libros y para eso están las estanterías. Tenemos las páginas web y para eso tenemos el google, los favoritos del navegador, las RSS y varias servicios más. Pero todavía tenemos muchos documentos y papeles sueltos, como unas fotocopias que te pasa un profesor. ¿Qué hacemos con ellos? ¿Conoces un método sencillo y barato para que puedas encontrarlos rápidamente?

Consíguete unas 24  carpetas o un paquete. Si conoces a alguien que trabaje en una oficina es posible que no necesites comprarlas. Márcalas, por ejemplo, con una A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N-Ñ, O, P-Q, R, S, T, U, V, W-X-Z, # y RECICLAR.  No hace falta que sean grandes o especialmente buenas, las más baratillas, sin elástico y de cartón pueden valer, porque tu archivo personal debe estar en tu habitación y no salir de ahí nunca.

¿Cuando se almacena un documento en el archivo? En cuanto dejas de trabajar con el documento y tengas alguna duda de que lo puedas necesitar.

¿Qué se hace cuando no tienes ninguna duda de que ya no lo necesitas? Yo recomiendo guardarlo en una carpeta especial llamada “Reciclar”, que funcione como la papelera de reciclaje del ordenador. Los vas poniendo ahí y, una vez al mes o así, los tiras en el contenedor de papel. ¿Por qué un mes? Porque así no vas a tener tanto miedo de equivocarte tirando algo que no debías tirar. Un mes es suficiente para darse cuenta.

¿Cómo se almacena? Pues, como te imaginarás por orden alfabético. Mira el título del documento o ponle uno a lápiz si no lo lleva, y almacénalo en la carpeta que corresponde a la primera letra. Podrías almacenarlo por materias, pero no lo recomiendo, porque muchas veces algo puede pertenecer a varias materias a la vez. ¿Y dónde la pones? La cosa es no tener que estar pensando ni cuando lo archivas ni cuando lo buscas. Simplemente lo almacenas por la letra que en la toque y en paz. Cuando lo vayas a buscar, lo mismo, allí estará esperándote -salvo que tu hermano pequeño -o mayor- le guste hacer de las suyas. Pero ahí no puedo ayudarte, suerte.

¿Dónde debe estar tu archivo? En el sitio más cómodo y seguro posible. El mío lo tengo en un estante justo encima de mi mesa. En mi despacho, cuando trabajaba de procurador, tenía un mueble especial de archivo, pero para mis cosas personales no necesito tanto. Lo importante es que sea cómo, pues a mayor comodidad es más seguro que no dejarás de archivar nada inmediatamente. Y esta es la idea, que nada se pueda perder y que nunca pierdas tiempo buscando algo que podría estar justo delante de tus narices. Ya hay bastante poco tiempo para hacer todas las cosas como para perderlo buscando.

¿Para qué es la carpeta con el símbolo #? Ese símbolo suele signficar número y allí almacenas todo cuyo título empieze por un número.

¡Tengo muy pocos documentos! ¿Necesito tantas carpetas? A lo mejor no. Podrías empezar con 5 ó 6. Por ejemplo de la A-E; F-J; K-Ñ; O-Z,# y RECICLAJE. Si luego necesitas más carpetas se las añades.

¿De qué tamaño deben ser las carpetas? Pues un poco mayor que un folio.

¿Qué hago cuando quiero sacar un documento del archivo para dárselo a alguien por ejemplo? Para eso está tu sobre de salida, ¿te acuerdas?

¿Debo tener un índice? No hace falta, salvo que tengas muchos documentos. Primero forma tu archivo, si aún así te es difícil localizar tu documento entonces sí, crea un archivo. Pero, en confianza, no creo que lo necesites.

Estoy trabajando en un proyecto, ¿puedo tener una carpeta especial para ese proyecto? Sí, en casos de proyectos importantes -como una novela o un trabajo especialmente complicado del colegio- quizás merezca la pena tener una carpeta especial de proyecto hasta que lo termines. Luego, una vez terminado, archiva también esa carpeta entera tras la letra que le corresponda. Por ejemplo si tu proyecto se llama: Crítica a Descartes y Otros Narigudos, lo pones detrás de la carpeta de la “C”. También podrías sacar todos los documentos -tus borradores por ejemplo- y archivarlos uno por uno, pero no creo que merezca la pena. De nuevo, archiva sólo lo que creas que puedas volver a necesitar. Lo que no, ponlo en la carpeta de Reclicar.

Recuerda:

  • Archiva tus documentos en cuanto dejes de trabajar con ellos.
  • Archiva siempre por la primera letra del título.
  • Si no tienen título, ponles uno, a lápiz, para que se pueda borrar.
  • Lo que pienses que no vas a necesitar ponlo en la carpeta de Reclicar. Una vez al mes vacíala en el contenedor correspondiente.

Por cierto, tengo una prueba de oposición muy cerca. Por ello este blog se volverá a actualizar sólo el lunes y el jueves de la próxima semana.