El cuaderno Kaizen 3: Primeras Observaciones y algunas modificaciones

 

Cortesia HummyHummy CC -by

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Tal y como os prometí sigo con mi experimento kaizen en el que yo mismo hago de cobaya. Tengo ya una serie de observaciones que, la verdad sea dicha, no son sino confirmatorias de los consejos que se dan en el más mínimo folleto sobre el kaizen. Ahora bien, que sean simples no implica que dejen de ser importantes. De hecho, ya me sirven para mejorar mi vida con medidas concretas, quizás a tí también te sirvan.

Primera: Al Señor Kaizen le gusta el señor Cuaderno

A los que estéis acostumbrados al método GTD de David Allen, felicidades, ya tenéis uno de los principales hábitos del Kaizen: anotarlo todo en un lugar fiable.  Esto es absolutamente fundamental: hay que anotar tanto las observaciones de defectos, como las propuestas de mejora como los compromisos que se han tomado con uno mismo.

Nota: Anotar las cosas en la mente no sirve de nada; tu cerebro está hecho para grandes cosas, no para almacenar listitas…

Segunda: Entre menos cuadernos tengas mejor.

Esta es, según creo recordar, una de las ideas de David Allen en su libro, GTD. Hay que tener estrictamente las agendas, cuadernos o lugares donde anotar y planificar como sea necesario. Esto es porque a más elementos, mayor complejidad. Y al Kaizen (y a un servidor) le gusta lo fácil.

Tercera: Hace falta tener elementos visuales que hagan inmediato y automático conocer los procedimientos de trabajo.

Si yo fuera a diseñar una máquina, grabaría el manual de uso  o al menos lo fundamental en el exterior de  la misma carcasa. En cuanto al del mantenimiento estaría en el interior. Si fuera empresario dejaría los procedimientos bien visibles. ¿Pero que hacer con la productividad personal? Estoy pensando en algo parecido a la libreta de 2 anillas que apareció en El Canasto o en el clásico hipster PDA. Es decir, en tener un puñadito de tarjetas índices con pequeños manuales de productividad. Por ejemplo, un mini-resumen del repaso semanal de la agenda (que listas hay que mirar, que cosas hay que repasar, en que orden, etc…). Otro ejemplo podría ser tener una lista de actividades rutinarias (contestar el email, hacer ejercicio…) o una lista de tareas para hacer un post, mandar un fax (sí, reiros, hasta que os ataque la bruja avería y no os acordéis de como se desatasca el papel cuando se mete por algún sitio raro…).

Cuarta: Toda propuesta de mejora debe concretarse en un procedimiento o en una modficación a algún procedimiento.

“Quiero perder peso” es un objetivo, pero no una propuesta de mejora concreta. Aumentar mis ventas en un 110% puede ser un objetivo muy loable, pero tampoco es una propuesta. Añadir 6 burpees a mi rutina de ejercicio sí es una propuesta válida kaizen.  Desarrollar o adaptar un modelo de ventas también. Decirles a tus niños que deben lavarse los dientes es aburrirles. Poner un panel el baño con estrellitas doradas cada vez que lo hace bien, es encaminarles a mejorar.

Modificaciones que voy a hacer al experimento en base a lo expuesto:

Primera: Integrar el cuaderno kaizen dentro de mi dietario. Tengo la suerte de tener uno de esos dietarios (agenda) de hojas intercambiables, que son las únicas de papel que recomiendo. Voy a coger un recambio de notas en blanco y añadirles algunas modificaciones para cumplir la segunda

Segunda: Crear modelos especificos para la toma de notas y propuestas de mejoras kaizen. (O me los busco por internet, que seguro que hay, ya os diré).

Tercera: Crear y ordenar fichas sumarias de procedimentos y listas de tareas para actividades comunes. Estas fichas se almacenarán también en la agenda (dietario).

Tengo alguna más, pero ya se refieren a cosas más personales y que no vienen al caso. Ya voy anotando estas modificaciones como proyectos en mi lista de proyectos de Algún Día, porque lamentablemente estoy un poco apurado con las oposiciones. (Lo confieso, estoy escribiendo muchos artículos en mis varios blogs en parte para hacer prácticas de máquina). Espero haberos servido de ayuda, y si alguien tiene alguna sugerencia no olvide comentar o mandarme un mensaje en twitter.