7 maneras y media de organizarte -bien- con eficacia.

[EN] This article is an edited translation of the previous post. It’s adapted to the needs of the Spanish reader.[/EN]

En España no es muy conocido, pero David Allen es uno de los maestros estadounidenses de la productividad personal. Su sistema conocido en inglés por las siglas GTD ha sido publicado en Español bajo el título “Organízate con eficacia”. ¿Funciona el sistema?

Sí que funciona, va como la seda.

¿Entonces por qué recibe tantas críticas?

Le pasa lo que a cualquiera que va el primero y…

¿Qué nos quieres ocultar?

Vale lo reconozco, hay un defectillo, puedes dejarte llevar y acabar esclavo de tu propio sistema.

¿Y aún así lo recomiendas?

Claro. Porque el problema no está en Organízate con Eficacia (en adelante OcE) sino en no haberse leído el libro bien. Ahora mismo os doy unas pautas para que eso no os pase.

La clave aquí está en la gestión del éxito. O como decían los romanos al general que entraba en triunfo, “recuerda que eres mortal”. Porque, ¿a quién no le gusta el éxito? Engrandece tu ego, te hace sentirte orgulloso de tí mismo. Y eso nos gusta. ¿Y qué decir del éxito económico? ¿Del triunfo en el amor, las relaciones, lo deportes? Siempre es genial.  De hecho una de las razones por las que OcE funciona tan bien es porque te alimenta todos los días con pequeñas dosis de triunfo, en forma de pequeñas acciones completadas.

¿Pero sabes lo que pasa con el éxito? Se puede convertir en una droga y acaba esclavizando. En otras palabras puedes pasar más tiempo con tu agenda que resolviendo tareas. ¿Necesito deciros lo absurdo que resulta?

Algunos consejos prácticos.

1.- Lee libros de filosofía, religión, ética y ciencia. (Va en serio)

Ningún sistema de productividad puede, por sí mismo, equilibrar tu vida. Esa es la tarea -en grados- de la ética, la filosofía, la religión y la sabiduría. Saber usar una agenda sólo te ofrece un marco para administrar tu tiempo y definir tus prioridades en la vida. Pero nada más. ¿Cómo defines esas prioridades? Si fueras Cristiano podrías remitirte a Cristo y su mensaje, si budista al Buda, si musulmán a Mahoma y el Corán, si marxista a Marx… Pero eso es decir bien poco, seas lo que seas, siempre te será ventajoso reflexionar sobre los fundamentos de la condición humana.

…si no, un día podrías verte esclavizado por una hipoteca que ha pagado la casa que “necesitabas” sólo para “demostrate” que no eras peor que ese vecino.

2.- Lee el libro de David Allen. “Como organizarte con eficacia”.

U otro parecido. En España parece que estoy haciendo publicidad por lo desconocido que es este mundillo.  Pero dejadme convenceros. Desgraciadamente las agendas no vienen con manual de instrucciones. Y resulta que no es tan sencillo manejarlas. Sí, se pueden aprender cosas por internet gratis -y de hecho así empecé yo- pero sólo hasta cierto punto.

Yo os aconsejo lo mismo, navegad un poco, si sabéis inglés buscad GTD, si no echadle un vistazo al canasto o Dutudú (o aquí mismo). Descubrid alguna estrategia de productividad, y aplicadla. Vuestro propio éxito será mi mejor argumento para que os toméis esto en serio.

3.- Deja fluir OcE (u otro sistema)

A una mente fluida le gusta un sistema líquido. Ninguno de los sistemas que he estudiado -no son tantos- recomienda un seguimiento estricto y fanático hasta la última coma. Sino que, en vez de eso te recomiendan flexibilidad.

No hagas las cosas como David Allen, como predican en el canasto o en Dutudú Examina el problema, busca consejo si lo necesitas y soluciánola de la manera más sencilla posible.

4.- No compliques el sistema más de lo que sea necesario.

Utiliza el menor número posible de listas de tareas. Si tu ordenador está permanentemente conectado a internet no necesitas dos listas separadas de tareas: una de “ordenador” y otra de “internet”. Si trabajas fuera de casa, ¿necesitas una lista de tareas de “oficina”? Creo que no.

5.- Tampoco caigas en demasiada simplificación. A un estudiante de secundaria cuyos padres le controlan el tiempo que está conectado, le sería de utilidad tener una lista de tareas de internet.  ¿Quién compra bien sin una lista de la idém?

6.- Echa un vistazo a los que critican a David Allen (o tu gurú de productividad favorito). Muchas veces tienen ideas útiles que puedes aprovechar. Los seguidores de OcE sabemos que David Allen recomiendan anotar en un hora o día concreto sólo lo que ha de hacerse obligatoriamente en esa hora o día. Por ejemplo, una reunión. Por otro lado Leo Babauta de Zen Habits, recomienda anotar cada día tres tareas importantes, que es lo primero que harás esa mañana. ¿Acaso se muere alguien si combinas los dos sistemas y te propones finalizar tres tareas un día concreto, aunque sea antes de tiempo?

7.- Entrena tu disciplina. Ninguna aplicación de administración de proyectos o agenda, ni ninguna idea popular como el movimiento back to paper (“vuelta al papel”), ni siquiera eldietario.com te servirá para nada, a menos que tengas un poco de disciplina. La buena noticia es que la disciplina es un hábito que puede adquirirse y entrenarse. El Kaizen u otro método como las famosas 5S de Toyota te pueden  ayudar a adquirir y mejorar esa disciplina.

7,5.- Vuelve a leer el libro de David Allen (u otro). La primera lectura de un libro -normalmente- la tienes que pagar, pero la segunda sale gratis. No me seas tacaño. David Allen recomienda en su libro una segunda lectura después de adquirir cierta experiencia aplicando su método. Es una muy buena idea, y una que deberías servir para no acabar siendo uno de esos fanáticos de la productividad que llegan a escribir un blog. Un poco más en serio, evitarás exageraciones y mejorarás.

¿Puedes aportar alguna idea? Pues comenta y serás más feliz.